📣📣📣5 критериев и чек-лист для оценки распорядительных документов 1️⃣ Критерий 1. Вид распорядительного документа В организации могут действовать и приказы, и распоряжения. Важно максимально четко провести границу между этими двумя разновидностями распорядительных документов. Нужно понимать, в каких случаях издаются приказы, а в каких - распоряжения. 2️⃣ Критерий 2. Категория распорядительного документа Категория распорядительного документа влияет на: 1) срок хранения 2) ограничение доступа к документу. Категории распорядительных документов установлены типовым перечнем с указанием сроков хранения. Выделяются: 1) приказы и распоряжения по основной деятельности (хранятся до ликвидации организации, Перечень, ст. 19-а); 2) приказы и распоряжения по административно-хозяйственным вопросам (далее АХВ; срок хранения 5 лет, Перечень, ст. 19-б); 3) приказы и распоряжения по личному составу (срок хранения в зависимости от разновидности от 3 до 50 лет, Перечень, ст. 434). Приказы по личному составу содержат персональные данные работников, которые защищаются законом. Доступ к этим приказам имеют только работники организации, подписавшие обязательство о неразглашении персональных данных. 3️⃣ Критерий 3. Бланк и реквизиты Как и все документы компании, приказы и распоряжения готовятся на утвержденных бланках. При этом для каждого вида и носителя документа используется свой бланк. Формы бланков утверждаются в локальных нормативных актах компании (например, в инструкции по делопроизводству). Там же, в делопроизводственном регламенте, устанавливается порядок оформления реквизитов распорядительных документов. 4️⃣ Критерий 4. Текст и формулировки Структура текста приказов и распоряжений различна. Текст приказов (по основной деятельности, по АХВ, по личному составу в отсутствие унифицированных форм) состоит из двух частей: преамбулы и распорядительной. Друг от друга части текста отделяются словом «приказываю», которое набирается в том формате, который избрала компания. 5️⃣ Критерий 5. Согласование Проекты распорядительных документов перед подписанием в обязательном порядке проходят процесс согласования. Состав согласующих лиц устанавливается инструкцией по делопроизводству - секретарю предстоит оценить, все ли согласующие поставили свои визы на проекте. Скорее всего, директор-подписант будет очень внимательно смотреть на визы, ведь это гарантия того, что компетентные руководители одобряют документ. Коллеги, прилагаю чек-лист для оценки ваших распорядительных документов☝️ Все описанное – про систему. Обратите внимание, как в ней переплетены создание документа и его дальнейшее хранение. ❗️И правильно, ведь о том, как хранить документ, мы начинаем думать ещё до того, как начинаем его писать❗️ Но на практике как раз в этот момент и возникает основная сложность: сами критерии понятны, а вот собрать их в единую работающую систему внутри конкретной организации – уже гораздо сложнее. Тему распорядительных документов я вынесла в два отдельных практических вебинара: 💟 отдельно про систему распорядительных документов в целом 💟 отдельно про приказы по личному составу 🔥Чуть позже подробно расскажу о каждом из них — для подписчиков канала будет действовать специальная стоимость.