❗️Как НЕ путать приказы и формировать их в дела правильно❗️ 1️⃣ Разобраться в категориях Это база, без нее никак. Ну нельзя помещать в одну папку приказы по личному составу и по основной деятельности. Последствия ошибки – полистный разбор, который случится с вероятностью 100%. Рано ли, поздно ли, но обязательно именно тогда, когда у компании не будет ни времени, ни денег. Есть такой закон природы. Необходимо научиться различать приказы по категориям. В этом посте рассказываю, какие приказы к какой категории относятся. 2️⃣Разобраться в сроках хранения Кроме разных категорий, нельзя помещать в одну папку приказы с разными сроками хранения. Последствия – те же: придется перебирать заново. В посте о приказах на отпуск подробно разбирала эту тему. 3️⃣Связать систему хранения приказов с номенклатурой дел «В норме», для которой писались правила архивного дела, сначала должна быть составлена номенклатура, а в соответствии с ней уже набор папок с делами, в частности с приказами. На практике, которая часто сильно далеко от правил, люди методом проб и ошибок находят свой состав дел с приказами, а потом закрепляют его в номенклатуре дел. Можно и так, и так. Главное, чтобы состав дел совпадал с утвержденной номенклатурой, а не наоборот. К сожалению, я не могу дать конкретных рекомендаций о том, сколько дел с приказами должно быть в номенклатуре дел коммерческой организации. Таких просто нет, у каждой организации этот состав будет свой. Можно дать общие правила. Два из них я уже прописала, это запреты на смешивание категорий и сроков хранения. Пожалуй, есть и третье правило: в номенклатуре МОЖЕТ быть несколько дел, которые ссылаются на одну статью перечня. Оказывается, некоторые этого боятся и считают ошибкой. Например: 📍Приказы генерального директора по основной деятельности. Срок хранения «Постоянно / ДЛО» по ПТУД, ст. 19-а 📍Приказы генерального директора об утверждении, изменении, отмене локальных нормативных актов. Срок хранения «Постоянно / ДЛО» по ПТУД, ст. 19-а 📍Приказы генерального директора об утверждении, изменении, замене штатных расписаний. Срок хранения «Постоянно / ДЛО» по ПТУД, ст. 19-а ✔️Здесь все хорошо. Три самостоятельных дела, корректный срок хранения и его источник. Главное, чтобы совпадало с реальностью. ИТАК, правила формирования дел с приказами: 1️⃣категории не смешивать 2️⃣сроки не смешивать 3️⃣не бояться вести столько дел, сколько нужно, и отражать это в номенклатуре дел. Это не набор отдельных решений, а 🛠 система. Сложности как раз возникают не в отдельных приказах, а в том, как эти правила между собой связаны. В следующих постах покажу, как эта система должна выглядеть и почему именно она позволяет избежать всех неприятных ситуаций на проверках и двойной работы. ❤️ Коллеги, позволю себе дать вам небольшое задание. Посмотрите в ваши номенклатуры дел (или на полки шкафов, если НД нет), в тот раздел(ы), где учтены приказы по личному составу. Теперь вы знаете 3 правила компоновки приказов в дела. С точки зрения соблюдения этих принципов в формировании ваших дел все правильно? Все желающие могут поделиться в комментариях своими выводами и наблюдениями 🫶