Коллеги, привет! 👋 В прошлом посте мы разбирали, как рассчитать, сколько закупщиков нужно в отдел (через FTE и разные подходы). Сегодня предлагаем копнуть глубже и решить смежную, но критически важную задачу - как измерить текущую загрузку команды в моменте. Зачем это нужно ❓ Часто мы оцениваем загрузку «на глаз»: кто громче жалуется - тот и перегружен. А молчаливым трудягам можно добавить задач… Без прозрачной системы мы не только неэффективно управляем, но и рискуем потерей производительности, качеством закупок и самими кадрами (выгорание - не миф). ⚒️Перейдем к подходам и инструментам. И сразу к примерам из нашей практики. 1️⃣Таблица учета проектов и задач (ручной, но мощный) Обычный Excel/Google Sheets, но структурированный. Для каждого закупщика фиксируем: 1️⃣Проект/задача (тендер, переговоры, внедрение поставщика, спор по контракту). 2️⃣Стадия (анализ рынка, подготовка ТЗ, сбор КП, оценка, переговоры, контрактация). 3️⃣Сложность (L/M/H). 4️⃣ % вовлеченности (в долях ставки). Пример: Закупщик Ирина.👩🏻‍🌾 ▪️Тендер на упаковку (H). Стадия: оценка коммерческих предложений. Вовлеченность: 0,4 FTE (требует глубокого анализа). ▪️Заключение рамочного контракта на МТР (M). Стадия: согласование с юристом. Вовлеченность: 0,1 FTE. ▪️Стратегический проект по оптимизации логистики (H). Стадия: переговоры с ключевым перевозчиком. Вовлеченность: 0,5 FTE. ▪️Ежедневные операционные заявки (L). Вовлеченность: 0,2 FTE. 🔵Итого: 0,4+0,1+0,5+0,2 = 1,2 FTE. Вывод: Ирина перегружена. Риск срыва сроков по тендеру или потери выгодных условий в переговорах. Нужно срочно перераспределять задачи. ❓Как интерпретировать: < 0,8 FTE — есть ресурс для новых проектов. 0,9 – 1,1 FTE — оптимальная, продуктивная загрузка. > 1,1 FTE — красная зона. Качество падает, риски и выгорание растут. 2️⃣ Workload Board в Jira/YouTrack/Asana Если процессы ведете в таск-трекере, используйте их же для визуализации нагрузки. 🧐Пример: Создаем доску с колонками «Не начато», «В работе», «На согласовании», «Готово». У каждой задачи - поле «Сложность/Вес» (1- Story Point, 3-5-8-13 как в Scrum). На доске видно, что у закупщика Алексея в колонке «В работе» висит 5 задач общим весом 40 стори-поинтов, а у Марии - 2 задачи на 8 поинтов. Это немедленно показывает дисбаланс. Можно настроить автоматический расчет суммы весов по исполнителю - и вот он, наглядный дашборд нагрузки. 3️⃣Метод категорийного time tracking (фото рабочего дня без фанатизма) ⌛️Не нужно отслеживать каждую минуту. Разбейте неделю на крупные блоки и попросите команду отмечать, сколько времени ушло на каждый. ➕Пример категорий для хронометража за неделю: 🔵Аналитика рынка и поиск поставщиков - 12 ч. 🔵Подготовка и проведение тендеров (Sourcing) - 18 ч. 🔵Переговоры (коммерческие и контрактные) - 10 ч. 🔵Согласования внутренние (с юристом, финдиром, БЕ) - 8 ч. 🔵Работа с операционными заявками (Procurement) - 6 ч. 🔵 Решение проблем/срывов поставок (Firefighting) - 5 ч. Что увидим? 🕶️ Если на «тушении пожаров» уходит 20-30% времени - это сигнал о проблемах в процессе или с поставщиками. Если «согласования» съедают больше времени, чем переговоры - проблема во внутренних процедурах. Метод отлично вскрывает скрытую операционку у стратегов. 4️⃣FTE-дашборд (автоматизированный расчет) Если используете SRM/ERP (SAP Ariba, 1C, Oracle), или даже через Power BI, можно построить дашборд. ➗Пример формулы для оценки: Загрузка (FTE) = (Кол-во активных тендеров Коэф. сложности тендера) + (Кол-во новых поставщиков в месяц Коэф. на онбординг) + (Объем операционных заказов * Коэф. на заказ) На дашборде это выглядит как график: по каждому закупщику столбик с разбивкой по типам нагрузки. Видно, что у Петра 80% нагрузки - тендеры, а у Ольги - 70% операционные заказы. Это основа для ребалансировки. P.S. Ключевое: подходы РАЗНЫЕ для категорийных менеджеров и снабженцев. Для категорийщика-стратега - оцениваем портфель проектов: Пример метрик: Количество ведомых категорий (5+ - много).