5. Договоры с третьими лицами (поручения). Если рекрутмент ведёт кадровое агентство или используется внешняя ATS-система, внешний менеджер из ГК (аффилированного вам юр.лица или ИП) с ними должен быть договор, включающий обязанности по обработке ПДн (ст. 6 Закона № 152-ФЗ). РКН обязательно запросит эти договоры. 6. Акты об уничтожении резюме и выгрузка из журнала событий из ИСПД или БД об уничтожении цифровых ПДн, в связи с достижением цели обработки или срока хранения. Это доказательство того, что вы выполнили обязанность по уничтожению данных по окончании обработки. Как эти документы связаны? Политика задаёт правила игры. Согласие реализует эти правила для конкретного человека. Положение о резерве уточняет условия долгосрочного хранения. ЛНА по сотрудникам закрывает остальные HR-процессы. Договоры с подрядчиками гарантируют, что и они будут соблюдать закон. Акты об уничтожении замыкают цикл: от момента сбора до момента «ликвидации» ПДн. Все документы работают в связке, создавая систему безопасной обработки и защиты ПДн. Почему эта визуальная и описанная цепочка обработки ПДн внутри процесса подбора нужна не только для РКН, но и для вас самих❓ • Порядок. Вы перестаёте собирать тонны ненужных данных (например, паспортные данные на этапе скрининга — зачем?). • Прозрачность. Менеджер по подбору знает, когда и какие данные нужно уничтожить, а кандидаты понимают, что с ними происходит. • Эффективность. Описав процессы, вы легче автоматизируете подбор и быстрее отвечаете на запросы субъектов (например, на отзыв согласия). • Безопасность. Меньше данных — меньше рисков утечек и меньше штрафов. Все выше перечисленное – приблизительная схема оценки участка подбора. Но уже сейчас, остановитесь, задумайтесь и проверьте себя: нарисуйте цепочку, задайте жёсткие вопросы по каждому элементу и убедитесь, что документы не просто есть, а работают вместе. Это окупится сторицей и при визите РКН, и в ежедневной работе.