Формы 2: + об уничтожении материальных носителей (на всякий случай, если вдруг такое есть - диски, флешки, папки с личными делами и т.п.). + об уничтожении персональных данных в информационной системе. Вторая форма более часто используется, так как предназначена для удаления в электронном виде. Сейчас в формах по умолчанию указано все для ООО. То же самое примерно и для ИП. И у ИП чаще всего нет отдельного ответственного за обработку персональных данных, это он сам. Форма рекомендуемая и проверенная на проверках, но в целом гибкая. Если какой-то столбец нерелевантен (например, нет журнала учета материальных носителей у ИП), его можно удалить 🙌